A munkáltató első adatvédelmet érintő tevékenysége, a leendő munkavállalók interjúztatása. Ebben a fázisban hozzánk kerül a jelentkező önéletrajza ami már személyes adatokat tartalmaz. Amennyiben nem alkalmazzuk a munkára, mi a teendő a személyes adatait tartalmazó önéletrajzzal?
2 lehetősége van a munkáltató számára: az adatait a törvényben meghatározott módon kezeltük, így megsemmisítettük, vagy megkaptuk a hozzájárulást az adatok meghatározott ideig és célból történő kezeléséhez.
Sikeres interjú és a pozíció betöltése esetén a leendő dolgozó adatait a munkáltató rögzíti, tárolja, továbbítja, tehát adatkezelő lesz.
Tehát a munkáltatónak előzetesen tájékoztatási kötelezettsége van a munkavállalóval szemben.
Tehát a munkaviszony megkezdése előtt a munkavállalót minimálisan az alábbiakról kell tájékoztatni:
• Az adatkezelő személyéről/ ez a munkáltató/
• A munkáltató elérhetőségeiről
• Az adatokat milyen célból kezeljük
• Ki,vagy kik felé továbbítjuk és milyen formában
• Meddig kezeljük az adatokat
• Milyen jogai vannak az adatkezeléssel kapcsolatban
• A jogaival hogyan tud élni
Egyértelmű tény, hogy a munkatársak nagy része kapcsolatba kerül a személyes adatokkal a munkavégzésük során, ezért a bírság elkerülése végett fontos, hogy magas szinten tartsuk a dolgozók adatvédelmi tudatosságát, oktatással és egyértelmű jól átlátható szabályzattal, beépítve a mindennapi gyakorlatba.
Az adatok kezelésének formájára nagy hangsúlyt kell fektetni, itt kiemelendő a belső adatvédelmi szabályzat, ami védi a munkavállalót és a munkáltatót is egyaránt a szabályzat betartása okán. Különösen fontos azon személyek esetén ennek meghatározása, akik a cégen belül személyes adatokat kezelnek. A szabályzatban le kell fektetni olyan fontos szempontokat mint az adattovábbítás, adat és iratátadás szabályai, vagy az adatkezelés alapelveit.
A törvényi kötelezettség okán továbbított adatok esetén, pl. A 2010 évi LXXV. Törvény 3§ és a 11§, vagy az Art. 16§ 4.bekezdés nem a munkavállalói hozzájárulást vesszük alapul, hanem a törvényben előírt kötelező adattovábbítást. Lehetősége van arra a munkavállalónak, hogy ehhez nem járul hozzá, ekkor a cég nem köteles vele szerződést kötni.
Egyéb esetekben kötelesek vagyunk tájékoztatni a munkavállalót, hogy ki felé továbbítjuk az adatait, -megnevezve a címzettet-külső könyvelő esetén a megbízott bérszámfejtőt is megjelölve.
Az adatvédelmi szabályzat kialakítása elősegíti a felelősségi és jogosultsági körök kialakítását, meghatározva a konkrét munkavégzést, legyen az hírlevél vagy közösségi oldal kezelés, vagy a kamerarendszer kezelése.
Összességében elmondhatjuk, hogy a munkáltatóknak és a munkavállalóknak is fel kell készülni a megfelelő adatkezelésre és adatvédelemre, ellenkező esetben a bírság mértéke komolyan veszélyezteti a cég további működését, de egy kifizethető bírság esetén is komoly reputáció vesztéssel lehet számolni.
